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鏡の匣

内省しがち

職場の「片付けオバサン」になってみた①

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片付けが好きだ

唐突ですが、片付けが好きです。

片付けとは本来、せざるを得ないものであって、好きと称するのはおかしな気がしますが、好きなのだから仕方ありません。

片付けの好きなところは

  1. 自分にとって真に必要な物がわかる
  2. 無心、夢中になれる
  3. カタルシスを味わえる

といったところでしょうか。なんとも説明しづらいものです。

きっかけは、お察しの通り(?)、近藤麻理恵先生の名著『人生がときめく片づけの魔法』でした。 

人生がときめく片づけの魔法

人生がときめく片づけの魔法

本書については既に語り尽くされていますので深くは言及しませんが、一つだけ特徴を紹介します。

こんまり先生の片付けメソッドを、断捨離やミニマリズムとは似て非なるものだと捉えています。断捨離やミニマリズムには「持たないこと・手放すことが正義」という価値観、ひいては「物は悪」という憎悪のようなものが根底に感じられる(※主観です)のですが、こんまり先生は「ときめく物を選び、残すこと」を大切にしています。

こんまりメソッドの代名詞『物を手放す時には「ありがとうございます」』からも伝わる物を尊重する姿勢が、勿体無さゆえに物を手放せない人にとっても抵抗なく受け入れられているのではないかと思います。

マンガで読む人生がときめく片づけの魔法

マンガで読む人生がときめく片づけの魔法

 

 

漫画版も出たので、原著のスピリチュアルな文体が苦手な方にも是非とも読んでいただきたい。

こちらの記事で中身をチラ見できますよ。

米国では「kondo」とは「片づける」の意味! なぜ「ときめき」がいいのか? マンガでよむ「こんまり」本で片づけの極意を知る | ダ・ヴィンチニュース

 

片付け=エッセンシャル思考

片付けの大切さについて、全面的には賛同しかねますが、イケダハヤトさんが書かれていた記事が参考になります。

「片付け」はなぜ人生において重要か?そのメリットを語ろう。 : まだ東京で消耗してるの?

私なりの答えとしては、「本当に大切な物事だけに意識・体力・時間・お金を投入できる」ということに尽きます。

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

 

エッセンシャル思考を磨くために必要な環境整備というわけです。

 

片付けられない公文書

自宅はすっかり片付いてしまい、片付ける余地がなく、欲求不満を募らせていたところ、新年度に伴う異動により執務室が変わりました。そこには宝の山が広がっていました。

そう、めちゃくちゃ文書が溜まっていたのです。

公務員の仕事は文書が命。政治的に重要な案件に関する公文書が捨てられていた!という話題は耳にしますよね。公文書の保管については法律があり、「ときめかないから捨てちゃおう♡」とは行かないわけです。

本当に「片付けられない」のか

とは言え、なんでもかんでも保管すれば良いということはないはずです。なぜなら、今のご時世、すべての文書は電子媒体化することができるからです。

イマドキ公務員の事務仕事は95%PCを通じて執り行われます。もっと言えば、「電子媒体化できる」という以前に、多くの文書は元は電子媒体なのです。

それでも、紙の「文書」として保管しなければならないものは確かにあります。職歴の浅い私なりに認識しているパターンは以下の通りです。

  • 決裁に係る文書(いわゆる起案)

※これも厳密には決裁者の押印ごとPDF化すれば良いと思うんですけどね?

なお、弊庁の場合は「電子起案」が「原則」であるため、紙で決裁することは本来「例外」です。実際には慣習により8割方紙決裁ですけど…

  • 法律上の効力を発生させる文書(契約書、請求書等)
  • その他「原本」でないといけない文書

上記以外の文書は電子媒体でも問題ないと思うのですがいかがでしょうか。少なくとも、電子媒体として保管されていれば、いつでも印刷により紙媒体にすることができるはずです。

私が紙媒体での保管の必然性がない文書を紙媒体でファイリングするほぼ唯一の理由は「携帯性」です。タブレットがあればデスクでなくても文書を参照できるのですが、無いので、仕方なく、頻繁に参照する文書を打ち出して綴じておくわけです。

 

片付けられないのは公務員の側では?

しかし、多くの公務員はと言うと、やたらと文書を保管したがります。おかげで書庫は稼働率120%、当然書庫に納まり切らない文書もあり、執務室は文書で溢れかえっています。大抵の職員のデスクの両脇には15cm以上の紙が積まれていますし、人によってはパブリックスペースを侵食、酷い場合は座高以上の文書の山に四方囲まれており、さながら要塞です。

自慢ではありませんが、私のデスクにはPC機器類と頻繁に参照するマニュアル類を除き、ほとんど何も置かれていません。文書はゼロです。袖机と足元に備え付けられたスペースで十分収まっています。「何も置かないようにしよう」と意識した結果ではなく、本当に置く必要がないから置いていないのです。

異動して真っ先に行ったのは、デスクの前使用者と事務の前任者が残した文書の整理でした。驚くことに、残された文書の半分以上は保管する必要のない文書だったのです。

また、多くの文書はクリアファイルに雑多に束ねられていたため、わずかに残った文書を整理し、ファイリングすると、不要になったクリアファイルの嵩が減り、ファイルボックス3つ分のスペースが空きました。

 

職場を片付けよう!

どこの執務室も基本的に文書が溢れかえっていますが、異動先は標準を上回っていました。

片付かない職場=宝の山を目の前にした私は、自分のデスクを片付けるだけでは飽き足らず、職場の「掃除のオバサン」ならぬ「片付けオバサン」になることを決意しました。

事務分掌上、私は課の庶務担当であり、言うなれば何でも屋です。さらに夏には執務室のフロア移転を控えています。

私が今やらねば、誰がいつやる。

前置きが長くなりました。

「一人職場片付け計画」、始動。

 

今後書く予定のこと

  • 文書を片付けられないのは「リスクが怖い」から&「片付けられない」ことで負うリスク
  • 1日30分は片付けに遣おう
  • 職場の片付けもこんまりメソッドを応用してみる
  • 備品の「在庫」はいらない